“Ondersteuning bij intakes met AI bij Ambulant Centrum Tilburg en Haarlem”
Bij Fivoor werken we voortdurend aan innovatieve oplossingen die bijdragen aan betere zorg én meer perspectief voor onze cliënten. Binnen het ambulante domein loopt daarom een pilot met de AI intake-assistent: een slimme toepassing die behandelaren ondersteunt bij het uitwerken van intakegesprekken en de administratieve druk vermindert. We spraken met projecteigenaar Luuk van Meurs en projectleider Nathan Fopma over deze pilot en de eerste resultaten.
Waar komt de gebruikersvraag vandaan en welk probleem wordt opgelost?
Een intake met een cliënt kost veel tijd, zeker als het gesprek daarna ook uitgebreid moet worden uitgewerkt in het dossier. Die administratieve last gaat ten koste van tijd, energie en werkplezier. Met de AI intake-assistent onderzoeken we of artificial intelligence (AI) kan helpen om deze administratieve druk te verminderen. Tegelijkertijd verwachten we dat deze werkwijze bijdraagt aan meer uniformiteit en kwaliteit in de verslaglegging. De pilot draait binnen Ambulant Centrum Tilburg en Ambulant Centrum Haarlem.
Hoe ziet de pilot eruit?
We zijn gestart met het kijken waar de meeste tijdwinst te behalen valt. Hierna zijn we bezig geweest met het ontwikkelen van AI-toepassingen en dit zo gebruiksvriendelijk maken.
Het ziet er als volgt uit:
De intake wordt uitgevoerd met de cliënt, de regiebehandelaar en de tweede behandelaar, waarbij we een transcriptietool laten meedraaien (na akkoord van de cliënt). De gesproken tekst wordt uitgetypt en in een document opgeslagen.
De tweede behandelaar geeft vervolgens het transcript en een uitgebreide opdracht (prompt) aan Microsoft Copilot om het intakegesprek uit te werken in het format van het basisonderzoek in User.
De menselijke check is belangrijk! De behandelaar blijft namelijk eindverantwoordelijke over en eigenaar van de dossiervoering. De tweede behandelaar controleert de output die Copilot heeft gegenereerd en vult eventueel de tekst aan of corrigeert.
Vervolgens kopieert de tweede behandelaar de teksten naar het basisonderzoek in User.
De regiebehandelaar doet nog een eindcontrole van de dossiervoering en redigeert/vult aan waar nodig
We testen dit met verschillende collega's en cliënten. Ons doel is om 60 cliënten in de pilot geïncludeerd te hebben, om een goed beeld te krijgen wat het nu oplevert.
Hoe wordt de AI intake-assistent ervaren?
De eerste pilotfase is inmiddels afgerond en geëvalueerd. De ervaringen zijn overwegend positief. Behandelaren ervaren meer ondersteuning bij het uitwerken van intakes en zien kansen om het proces verder te verbeteren. Bij de start van de pilot zijn duidelijke doelen gesteld. In de evaluatie zijn deze verwachtingen naast de daadwerkelijke resultaten gelegd.
- Indirecte tijdsbesparing
Bijna gehaald: 23,5% tijdsbesparing voor tweede intakers. Voor regiebehandelaren is nog geen tijdsbesparing gemeten. - Nieuwe werkwijze aanraden aan collega’s
Gedeeltelijk gehaald: 60% van de tweede intakers en 100% van de regiebehandelaren raadt de werkwijze aan. - Werkplezier
Gehaald: gestegen van 5,0 naar 6,1. - Ervaren werkdruk
Er lijkt een vermindering zichtbaar, maar door een fout in de eindmeting kan hier nog geen harde conclusie over worden getrokken. - Kwaliteit van dossiervoering
Gehaald: gestegen van 6,5 naar 7,8. - Taak passend bij het werk
Gehaald: gestegen van 6,5 naar 7,2.
Hoe gaat het verder?
De resultaten geven vertrouwen. De pilot wordt gecontinueerd en er wordt gewerkt aan een plan voor opschaling. Tegelijkertijd kijken we breder: welke andere processen kunnen met deze werkwijze worden ondersteund?
Projectleider Nathan licht toe dat behandelaren nu nog met meerdere losse tools werken. Dat vraagt handmatige stappen, zoals het openen van Word, het aansturen van Copilot en het handmatig verwijderen van transcripties om schaduwdossiers te voorkomen.
Er zijn inmiddels ook aanbieders op de markt die spraakgestuurd rapporteren aanbieden als totaaloplossing. Daarbij wordt het hele proces – van opname tot samenvatting en opslaan in User – automatisch ondersteund. Binnen Fivoor onderzoeken we of en welke van deze oplossingen geschikt zijn voor een volgende fase, zoals bijvoorbeeld Octopus (SDB) of Medendo.