Bij Fivoor werken we voortdurend aan innovatieve oplossingen die bijdragen aan betere zorg én meer perspectief voor onze patiënten. Een mooi voorbeeld is de digitalisering van het opnameproces binnen de 24-uurs zorg. Minder papierwerk betekent minder administratieve lasten voor collega’s én meer rust en aandacht voor de patiënt. In de podcast vertelt Emma over de eerste ervaringen met de pilot.
Waar komt de gebruikersvraag vandaan en welk probleem wordt opgelost?
Momenteel worden hoge administratieve lasten ervaren, doordat het opnameproces waarbij de 24-uurs zorg een patiënt een intake geeft nog volledig op papier uitgevoerd wordt. Dit betekent een omslachtig proces van uitprinten, tekenen, scannen en uploaden. Dit is geen leuke binnenkomer voor de patiënt en het kan de patiënt overprikkelen. Door het opnameproces te digitaliseren heeft de 24-uurs zorg minder administratieve lasten en komt er meer aandacht voor de patiënt.
Het doel van de gebruikersvraag is dus om de administratieve lasten te verlagen en het opnameproces efficiënter te maken. Luister ook de podcast waarin Emma vertelt over de pilot. Deze aflevering is opgenomen in juni 2024, toen de pilot nog in de onderzoeksfase was.
Wat hebben jullie al gedaan tot nu toe?
In 2024 hebben we onderzocht wat nodig is om het opnameproces te verbeteren. Zo waren er verschillende formulieren: niet elke locatie pakte dit op dezelfde manier aan. Wat moet écht in die eerste uren en wat kan ook later? Maar we hebben ook kritisch naar de informatie gekeken. Hoe zorgen we nu dat de informatie beter behapbaar is voor de patiënt?
Daarnaast hebben we de formulieren gedigitaliseerd. Zo is het niet meer nodig om formulieren te printen, te laten tekenen door de patiënt en vervolgens weer te uploaden in USER. Nu kan de patiënt het formulier online ondertekenen.
Er is een pilot uitgevoerd. Hoe zag de pilot eruit?
We zijn eind 2024 voorzichtig gestart met het uitproberen van de nieuwe werkwijze. Van elke OFZ-kliniek deed één afdeling mee aan de pilot. Een aantal stafleden hebben autorisatie gekregen in USER om het proces te testen. Elke week kwamen we kort bij elkaar om aan te geven hoe het liep en of er eventueel verbeteringen nodig waren. Wanneer de pilotfase succesvol verloopt, wordt het digitale opnameproces opgeschaald naar een grotere groep gebruikers binnen de afdeling.
Inmiddels is de pilot succesvol afgerond. Aan de hand van een enquête zijn resultaten gemeten en vergeleken met de nulmeting die bij de start van de pilot is uitgevoerd. Er is meer tijd voor de patiënt, doordat je minder tijd kwijt bent aan administratie. De anders vormgegeven huisregels helpen ook om de informatie meer begrijpelijk te maken voor de patiënt. Voor de patiënten geeft dit ook meer rust: echt een warm welkom dus! We zijn de pilot aan het opschalen, zodat alle collega's op de nieuwe manier kunnen werken. Als we in de opschaling tegen dingen aanlopen die nog beter kunnen, onderzoeken we die verder met elkaar.
Meer over digitale zorg
Bij Fivoor geloven we dat digitale zorg een vaste plek verdient binnen onze organisatie. Niet als doel op zich, maar als middel om betere, veiligere en efficiëntere zorg te bieden – voor onze patiënten én onze medewerkers.