Om meer inzicht te geven in de ontwikkelingen rondom digitale zorg lichten we gebruikersvragen uit. Een gebruikersvraag is een innovatief project geïnitieerd door collega's en gericht op het oplossen van concrete problemen binnen hun werk. Deze keer staat het digitaal opnameproces binnen het domein OFZ centraal. We spraken met producteigenaar Emma over deze gebruikersvraag.
Waar komt de gebruikersvraag vandaan en welk probleem wordt opgelost?
Momenteel worden hoge administratieve lasten ervaren, doordat het opnameproces waarbij de 24-uurs zorg een patiënt een intake geeft nog volledig op papier uitgevoerd wordt. Dit betekent een omslachtig proces van uitprinten, tekenen, scannen en uploaden. Dit is geen leuke binnenkomer voor de patiënt en het kan de patiënt overprikkelen. Door het opnameproces te digitaliseren heeft de 24-uurs zorg minder administratieve lasten en komt er meer aandacht voor de patiënt.
Het doel van de gebruikersvraag is dus om de administratieve lasten te verlagen en het opnameproces efficiënter te maken. Luister ook de podcast waarin Emma vertelt over de pilot. Deze aflevering is opgenomen in juni 2024, toen de pilot nog in de onderzoeksfase was.
Wat hebben jullie al gedaan tot nu toe?
In 2024 hebben we onderzocht wat nodig is om het opnameproces te verbeteren. Zo waren er verschillende formulieren: niet elke locatie pakte dit op dezelfde manier aan. Wat moet écht in die eerste uren en wat kan ook later? Maar we hebben ook kritisch naar de informatie gekeken. Hoe zorgen we nu dat de informatie beter behapbaar is voor de patiënt?
Daarnaast hebben we de formulieren gedigitaliseerd. Zo is het niet meer nodig om formulieren te printen, te laten tekenen door de patiënt en vervolgens weer te uploaden in USER. Nu kan de patiënt het formulier online ondertekenen.
Er is een pilot gestart. Hoe ziet de pilot eruit?
We zijn eind 2024 voorzichtig gestart met het uitproberen van de nieuwe werkwijze. Van elke OFZ-kliniek doet één afdeling mee aan de pilot. Een aantal stafleden hebben autorisatie gekregen in USER om het proces te testen. Elke week komen we kort bij elkaar om aan te geven hoe het loopt en of er eventueel verbeteringen nodig zijn. Wanneer de pilotfase succesvol verloopt, wordt het digitale opnameproces opgeschaald naar een grotere groep gebruikers binnen de afdeling.
De pilot ronden we eind maart af. Dan meten we de resultaten door middel van een enquête aan de deelnemers. Deze resultaten vergelijken we met de nulmeting die bij de start van de pilot is uitgevoerd en presenteren we aan de domeindirectie.
Hoe wordt de pilot tot nu toe ervaren?
De eerste reacties op de pilot zijn positief. De beoogde voordelen worden al zichtbaar: verminderde werkdruk en meer aandacht voor de patiënt rond het opnameproces. Wel zijn er nog een paar technische verbeterpunten die we willen oppakken voordat we kunnen opschalen.